１．個人番号が記載された書類等を受け取る担当者が、その特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要か。
→個人番号が記載された書類等を受け取る担当者に、個人番号の確認作業を行わせるかは事業者の判断によるが、個人番号の確認作業をその担当者に行わせる場合は、特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ない。個人番号の確認作業をその担当者に行わせない場合、特定個人情報を見ることができないようにすることは、安全管理上有効な措置と考えられる。

２．番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできるか。
→番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はないが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできる。 なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要がある。

２－２．扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていないが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできるか。
→個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提なので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解される。なお、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要がある。（平成27年8月追加）

３．収集・提供した個人番号に誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及ぶか。
→個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はないが、番号法第16条により、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、個人情報保護法第19条により、正確性の確保の努力義務が課されている。

４．所管法令によって個人番号が記載された書類を一定期間保存することが義務付けられている場合には、その期間、事業者がシステム内で個人番号を保管することができるか。
→所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく、システム内においても保管することができると解される。（平成27年4月更新）

４－２．支払調書の控えには保存義務が課されていないが、支払調書の作成・提出後個人番号が記載された支払調書の控えを保管することができるか。
→支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められる。
支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断する。なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも７年が限度であると考えられる。（平成27年4月追加）

５．個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されるか。
→廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断する。

６．個人番号の利用が想定される複数の目的について、あらかじめ特定して、本人への通知等を行った上で個人番号の提供を受けている場合、個人番号の廃棄が必要となるのは、当該複数の目的の全てについて個人番号を保管する必要がなくなったときか。
→複数の利用目的を特定して個人番号の提供を受けている場合、事務ごとに別個のファイルで個人番号を保管しているのであれば、それぞれの利用目的で個人番号を利用する必要がなくなった時点で、その利用目的に係る個人番号を個別に廃棄又は削除することとなる。
一方、個人番号をまとめて一つのファイルに保管しているのであれば、全ての利用目的で個人番号関係事務に必要がなくなった時点で廃棄又は削除することとなる。

７．支給が数年に渡り繰延される賞与がある場合、退職後も繰延支給が行われなくなることが確認できるまで個人番号を保管することはできるか。
→退職後に繰延支給される賞与が給与所得に該当し、源泉徴収票の作成が必要な場合には、繰延支給が行われなくなることが確認できるまで個人番号を保管することができる。（平成27年4月更新）

８．個人番号を削除した場合に、削除した記録を残す必要があるか。
→事業者ガイドラインの別添「特定個人情報に関する安全管理措置」において、個人番号を削除した場合は、削除した記録を保存することとしている。なお、その削除の記録の内容としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況等を記録することが考えられ、個人番号自体は含めないものとしている。

９．個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできるか。
→所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできない。

１０．個人番号を削除せず、取引再開時まで個人番号にアクセスできないようアクセス制御を行うという取扱いは許容されるか。
→アクセス制御を行った場合でも、個人番号関係事務で個人番号を利用する必要がなくなり、個人番号を保管する必要性がなくなった場合には、個人番号をできるだけ速やかに削除しなければならない。不確定な取引再開時に備えて、個人番号を保管し続けることはできない。

１１．現在業務ソフトウェアを運用している筐体と同一筐体内、かつ同一データベース内で個人番号を管理することはできるか。
→個人番号を同一筐体内、かつ、同一データベース内で管理することはできるが、個人番号関係事務と関係のない事務で利用することのないように、アクセス制御等を行う必要がある。

マイナンバー制度Ｑ＆Ａ（戻る）